Skaffa ny digital lärresurs, vad gäller?
Är det dags för er att beställa nya digitala läromedel, verktyg eller andra resurser för undervisning? Då finns en del att tänka på och vi hoppas kunna göra det lättare för er i processen.
Se här vilka resurser vi redan har i kommunen som är godkända och icke godkända.
Personuppgifter
Alla digitala verktyg/läromedel/lärresurser som hanterar personuppgifter behöver godkännas av förvaltningen innan användandet. Sedan blir det en bedömning om vi i kommunen eventuellt kan införskaffa en kommunlicens.
Hållbara val
Att den digitala lärresursen stödjer undervisningen och passar verksamhetens behov är det viktigaste i valet av resurs. Men för en hållbar skolutveckling finns det fler perspektiv att ta med i bedömningen:
- Social hållbarhet handlar om att resurserna ska vara tillgängliga för alla elever och kunna anpassas efter olika behov. Det bidrar till en mer likvärdig undervisning.
- Ekonomisk hållbarhet innebär att vi använder våra gemensamma resurser på ett genomtänkt sätt. Genom att samordna inköp och undvika onödiga licenser kan vi både minska kostnader och förenkla administrationen.
- Ekologisk hållbarhet kan handla om att välja resurser som ersätter tryckt material, minskar utskrifter eller kan delas digitalt inom och mellan verksamheter.
Checklista inför anskaffande av ny digital lärresurs
Lagrar resursen några personuppgifter som till exempel namn, e-post eller bild?
Om ja eller osäker: Skicka in förfågan i formuläret. Det måste först upprättas ett PUB-avtal.
Om nej: Är resursen gratis så kan ni sätta igång. Vid inköp kontakta Utvecklingsenheten då summan inom kommunen kan bli för hög.
Finns det något ramavtal för resursen, från till exempel Läromedia?
Om ja: Då kan ni köpa licenser genom ramavtalet men kontakta först Utvecklingsenheten och Inköpssamordnare då summan kan bli för hög.
Om nej: Då behövs att en upphandling görs. Ta först kontakt med kommunens Inköpssamordnare för vidare bedömning.
Här anmäler du granskning av en ny digital lärresurs att användas i undervisningen eller på skolan. Efter inskickad förfrågan kommer vi att återkomma hur arbetet går framåt.
Tack för inskickad förfrågan, vi kommer att återkoppla hur arbetet går framåt.
När vi har fått in er förfrågan om ny digital resurs återkommer vi med information om hur arbetet kommer att gå vidare. Blir resursen godkänd kommer vi att hjälpa er att upprätta ett PUB-avtal och kan även vara ett stöd i en eventuell upphandling. Tänk på att avtalen måste vara upprättat innan ni börjar använda resursen på skolan.
En arbetsgrupp på barn- och utbildningsförvaltningen prövar läromedlen mot Europas och kommunens riktlinjer för behandling av personuppgifter, informationssäkerhet m.m. Alla digitala lärresurser har någon form av minimikrav för säkerhet som behöver vara kända för såväl skolledning som av användarna.
Dataskyddsförordningen (DSF), även känd som GDPR, är en lag som började gälla från den 25 maj 2018. Syftet är att skydda personuppgifter för människor i Europa från att användas på fel sätt.
Enkelt sagt, när du delar dina personuppgifter med företag eller organisationer, har bara de du delat dem med rätt att använda dessa (behörighet). Dessutom måste de ta bort dina uppgifter när de inte längre behöver dem eller har rätt att använda dem (gallring).
Ett personuppgiftsbiträdesavtal, PUB, är ett avtal mellan två parter, den som har ansvaret för personuppgifter (till exempel en nämnd) och en annan part (till exempel en leverantör). Avtalet reglerar hur den som hanterar personuppgifter åt den ansvarige ska göra det.
När behövs ett PUB-avtal?
Ett sådant avtal behövs när den som hanterar personuppgifter åt en annan part inte är ansvarig själv. Till exempel, om en kommun delar personuppgifter med en underleverantör, krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att underleverantören följer GDPR-reglerna. Det är den ursprungliga ansvarige parten som bär det yttersta ansvaret för att personuppgifterna hanteras korrekt i alla led, därför är det viktigt med ett PUB-avtal.